M.Ż. Usługa zarządzania drukiem staje się nieodzowna zawsze, gdy portfolio materiałów poligraficznych jest obszerne i obejmuje wydruki na różnych powierzchniach, często za pomocą różnych technologii. Z mojego doświadczenia wynika, że najwięcej na print management zyskują firmy z branży FMCG, operatorzy telefonii komórkowych i banki, czyli uogólniając - przedsiębiorstwa B2C.
D.K. Na pytanie czy wdrożenie usługi outsourcingu druku będzie korzystne, zawsze odpowiadamy na pierwszym etapie naszej aktywności biznesowej, czyli podczas analizy portfolio materiałów poligraficznych. Przed nawiązaniem długofalowej współpracy standardowo przeprowadzamy audyt poligraficzny, którego efektem jest wygenerowanie obszarów wymagających poprawy i odpowiedź na pytanie jakie usprawnienia staną się optymalnym rozwiązaniem.
Jak w rzeczywistości wygląda audyt poligraficzny? Od czego zaczynacie? Na jakie aspekty zwracacie szczególną uwagę?
M.Ż. Aby mieć pełen obraz sytuacji i jasność w określeniu funkcjonalności istniejących rozwiązań, wspólnie z klientem - najczęściej są to marketerzy i pracownicy działów zakupów - analizujemy istniejące materiały reklamowe. Następnie dla każdego druku dobieramy optymalne rozwiązania, zgodne z naszym doświadczeniem i wiedzą, a także, co jak się okazuje finalnie bywa kluczowe - ze świeżym spojrzeniem na portfolio druków.
D.K. Po wdrożeniu procedur wskazanych w audycie, osoby z działów marketingu skracają czas przeznaczony na czynności związane z zamówieniem, koordynacją produkcji, akceptacją gotowych materiałów oraz z ich dostawą we wskazane miejsce. Zaoszczędzone środki finansowe – z naszego doświadczenia wynika, że jest to zazwyczaj około 25-30% budżetu w skali globalnej, można przeznaczyć na dodatkowe rozwiązania, umożliwiające głębszą penetrację rynku i skuteczniejsze dotarcie go grup docelowych.
Jakie są plusy skorzystania z usługi outsourcingu poligrafii? Dlaczego warto to zrobić?
D.K. To proste. Zewnętrzna firma świadcząca usługi zarządzania drukiem przejmuje kompleksową odpowiedzialność za cały proces; począwszy od etapu projektowania, poprzez produkcję i skończywszy na logistyce, odciążając tym samym pracowników działów marketingu czy zamówień. Dodatkowo firma świadcząca usługi print management bierze pod swoje skrzydła także obszar logistyki, tak więc wszelkie zasoby zazwyczaj przeznaczane na konfekcjonowanie i transport, w przypadku skorzystania z outsourcingu usług można skierować w inną stronę.
A jakie są słabe strony usługi?
M.Ż. Print management nie jest właściwym rozwiązaniem dla każdej firmy. Jak pokazuje nasze doświadczenie, opłacalność optymalizacji procesu druku rozpoczyna się przy rocznych wydatkach netto na poligrafię na poziomie 250 000 zł. Do słabych stron możemy także dorzucić brak opłacalności usługi w przypadku, gdy materiały poligraficzne nie są zróżnicowane na poszczególne grupy asortymentowe.
Co MMDS Print Management robi, aby je zniwelować?
D.K. Zawsze poszukujemy optymalnych rozwiązań, zależy nam na tym, aby odbiorcy naszych usług poligraficznych byli w pełni usatysfakcjonowani. Obniżenie całkowitego budżetu i kompleksowa opieka nad dostarczeniem nakładu są najważniejszymi czynnikami determinującymi wybór dostawcy. Na przestrzeni lat zauważamy, że organizacje są coraz bardziej świadome korzyści wynikających z outsourcingu druku. Początkowo trudnością było rozróżnienie zarządzania drukiem od działalności agencji reklamowej czy drukarni. W tej chwili klienci doskonale znają różnice, co pomaga im dokonać optymalnego wyboru.
Co jest mocną stroną MMDS Print Management?
M.Ż. Doskonałe rozeznanie w rynku dostawców poligrafii jest niekwestionowaną podstawą. MMDS Print Management to także rozwinięty dział konfekcjonowania i logistyki, który gwarantuje terminowe dostawy nakładów we wskazane miejsca.
D.K. Nie możemy w tym miejscu nie wspomnieć o jakości druku. Świetnie znamy potencjał poszczególnych podwykonawców i wiemy w jaki sposób najlepiej wykorzystać ich mocne strony.
Jakie są plusy skorzystania z print management? Dlaczego warto to zrobić?
D.K. To proste. Firma świadcząca usługi zarządzania drukiem, przejmuje całkowitą odpowiedzialność za proces projektowania, produkcji i logistyki, odciążając tym samym pracowników działów marketingu czy zamówień. Kolejną zaletą jest obniżenie globalnych środków przeznaczanych na poligrafię.
Jakie korzyści odnosi drukarnia współpracując ze spółką oferującą outsourcing druku? Jakie są pozytywne aspekty takiej współpracy dla drukarni?
M.Ż. Jak pokazuje moje doświadczenie, rozpoczęcie współpracy z firmą specjalizującą się w print management, może mieć strategiczne znaczenie dla drukarni. Niejednokrotnie zlecenia ze spółki zarządzającej poligrafią stają się ważnym źródłem dochodu - przy zwiększonych obrotach drukarnia nie ponosi dodatkowych kosztów, koniecznych dla dywersyfikacji odbiorców.
D.K. Bazując na wiedzy dotyczącej potencjału drukarni, wybieramy odpowiedniego producenta. Ważne dla nas jest wykorzystanie specjalizacji drukarni partnerskich, czego efektem jest zlecanie im najbardziej rentownych produkcji. Współpraca oparta na przejrzystych zasadach, w efekcie daje możliwość wykorzystania w zrównoważony sposób potencjału ludzkiego i materialnego. Już począwszy od zapytania ofertowego, dbałość o transparentne zasady współpracy sprawia, że przebiega ona sprawnie.
Co faktycznie się dzieje na tym etapie?
M.Ż. Eksperci zarządzania drukiem dobierają wykonawców, dla których dana realizacja może się okazać najbardziej rentowna, eliminując tym samym potencjalne nakłady poniesione na pracę wykonywaną standardowo przy ofertowaniu.
D.K. Spółka zarządzająca poligrafią ma wiedzę na temat tego, jak wygląda cały proces produkcji. Dysponuje danymi na temat tego ile czasu jest potrzebne na przeprowadzenie poszczególnych etapów. Wiedza dotycząca niezbędnych nakładów finansowych też jest nieoceniona, dając w efekcie realny obraz realizacji zamówienia.
Co jest niezaprzeczalną korzyścią dla drukarni?
D.K. Współpraca ze spółką zarządzającą poligrafią eliminuje ryzyko związane z przeterminowanymi płatnościami, co stanowi zabezpieczenie wykonawcy przed nierzetelnym odbiorcą. Kolejna kwestia to sprawny proces akceptacji nakładu. Gwarantem tego w przypadku spółki MMDS jest uprawnienie pracowników przez klienta do zatwierdzenia egzemplarzy próbnych, a także do odbioru gotowych prac. Tym samym usługa print management, chociażby ze względu na mnogość rozwiązań produkcyjnych staje się niezbędnym ogniwem pomiędzy firmą a producentem, natomiast spółka ją świadcząca – realnym partnerem w obszarze poligrafii.
M.Ż. Precyzyjnie sformułowana specyfikacja techniczna umożliwia bezkolizyjną produkcję, a co się z tym wiąże terminowe dostawy. Wiedza ekspercka, rozeznanie w rynku i doświadczenie, jakie posiadają praktycy zarządzania drukiem owocują ekonomicznymi rozwiązaniami dla biznesu, usprawniającymi komunikowanie pomiędzy firmą a jej odbiorcami.
